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中国化学会举办国际会议工作条例

为了规范国际学术交流活动的申报、举办、总结、呈报和统计等工作,根据中国科协《关于在华举办国际科技会议的工作细则》、《在华举办和申办国际会议注意事项》以及中共中央、国务院的有关精神,特制定本条例。

一、国际会议的申报:

在华举办国际会议要从我国实际需要出发,从严控制,应限于我按规章有义务举办的,和对提高我国际声望、维护我国家利益、促进我国民经济和科技发展有重大作用的国际会议。确有水平且规模适度的科技专业性国际会议可适当多办,一般性的国际研讨会、交流会、论坛等,从严掌握,内容空泛,无明确目的,可开可不开的会议一律不开。

各专业委员会、地方学会申报国际会议须在规定时间前报中国化学会秘书处汇总,正式行文,经中国科协核准,按规定程序报科技部或国务院审批。

未经批准,任何单位和个人不准擅自对外承办、承诺举办国际会议或承诺与外方合作,协助外方在华举办国际会议。严禁为得到外方赞助轻率同意在华举办国际会议。凡上报申办会议者,必须在申办前6个月上报审批,逾时一律不予办理。

在我国举办主要国际组织的重要会议、涉及重大敏感问题的国际会议、邀请外宾在一百五十人以上的大型国际会议,重要的专业性国际会议,以及邀请外国政府现职部长以上的官员和在国际上有重要影响人士参加的高级别国际会议,均应先商外交部同意,报国务院批准。如我作为东道国需在经费上承担义务,还应先商财政部同意。凡以上国际会议均应在上年八月底前向国务院报送年度计划,

未报年度计划,未经批准的国际会议一律不得举办。特殊情况需要临时安排的国际会议,必须专项报批,但必须提前半年办理审批手续。

同一会议不能多渠道申报,一经批准不得擅自改变(如:时间、地点、名称、内容等)。如遇特殊情况,须来函详细说明理由,由我会经中国科协报科技部审批。

二、申办在国内举办国际会议需提供的申报材料:

1、盖有申报的专业委员会或地方学会公章的举办国际会议的请示报告,内容包括:

1)会议名称(中英文全称及英文缩写)、举办时间、地点,国际科技会议不应以民族来限定参加者,会议名称不能冠以华人”“世界华人等称谓;

2)发起、主办、承办单位名称及各自的责任和义务,其中主办单位应为中国化学会,承办单位为申报单位;

3)可行性分析,包括会议内容及筹备班子情况,会议内容必须符合第一条规定;

4)会议背景,说明会议的起因、宗旨、我国学术水平的现状及趋势。若会议由国际组织发起或与国际、国外组织合作召开,应对该组织或结构作简要介绍(如可能请提供该组织的章程),并附委托书或有关决议,应特别说明该组织中台湾代表权的情况(包括台湾的地位及称谓,以及在以前历届会议中是否出现过两个中国一中一台等政治问题);

5)与会代表、人数情况,应分别列出预期与会的中、外方学者人数(写明外方代表的国别),是否有未建交的国家人员, 是否邀请台湾地区人员;并应列出会议拟邀请的中外知名专家的姓名和拟请他们提供的论文题目;

6)经费预算要保持收支平衡并力求有所结余,如拟争取资助,应注明可能提供资助的单位名称及资助金额;

7)如会议附设展览,只能是规模、内容和形式都有利于学术交流的小型展示,不得以办会为名搞商业性展览,并需在报告中说明内容和展示面积(不超过1000平方米),必须与会议同时申报。

8)按照《中国化学会章程》规定,会议应对会员参会注册费有所优惠,申报材料中应注明优惠幅度。

2、《在国内举办国际会议申请表》二份,内容要逐项填写清楚,并与申请文件内容相符,主办单位为中国化学会,其中一份由申报的专业委员会主任或地方学会领导签字并加盖公章,另一份中在填报单位、申请单位及单位领导人栏空出。

二、会前资料:

承办单位须将会前资料,包括各轮通知及筹备工作简报等送中国化学会秘书处各二份。

三、邀请和签证函:

1、邀请函由会议组委会发出并存档备查。

2、签证函由中国化学会秘书处代办,请在会前70天,将外国代表人员情况按我会格式录好的数据库寄达我会秘书处(可用电子邮件)。

四、接待计划:

请承办单位在会议开幕前40天将国(境)外与会人员接待计划报我秘书处,内容包括:

1、国外参加会议人员姓名、单位、入境时间、航班;

2、日程安排、活动内容及各地接待单位;

3、外宾在国内费用负担单位及结算办法;

接待计划经中国科协审批后发至各接待单位,并抄送有关单位(机场、海关、公安厅局、安全厅局)。

五、会议总结:

1、承办单位应于会议结束后20天内将会议总结及会议资料5份送中国化学会秘书处。

2、会议总结应包括:

1)会议概况,应包括:实际到会的中外方人数(按国别列出)、宣读论文数、会议安排的各项活动的实施情况。如涉及敏感问题,应提交专项报告。

2)学术总结,应概述会议所反映的重要科技成果和动向;对中外论文水平的比较、分析;中外各方对会议学术水平的评价。

3)会议文集的出版情况,包括名称、出版社(如正式出版)、页数、印数等。

4)会议经费收支情况。

5)会议组织工作的经验、不足和问题。

发布时间:2010/12/8

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